内容がないよう(-_-;)。この報告書
今日はサークルの総会でした。実は今日、ヘルパーの1日研修や防災ボランティアのイベントお手伝い要請などあったけど、これらを断ってサークルの総会に参加しました。
会場は学校の教室だったんだけど、行ってみると何と少ないことやら。メンバーってこんなに少なかったっけって思わさせられる人数だった。おそらく20人くらいしかいなかったなぁ。全部で40人くらいいるはずなんだけど。
別に自分も1年の時は総会に一切参加していなかったので、人のことは言えません。他サークルで忙しく、参加できなかったからね。そんな人間が偉そうなことは言えないので、このことについては何にも言いません。ただ、自分が今日の総会で1番ぼやきたいのは、報告書の内容です。少しの間、私のぼやきに付き合ってください。
今回の総会で提出された報告書の内容です。企画名や内容は若干アレンジしてあります。イベント名はあえて「ハロウィンパーティー」にします。実際に実施した企画で書くのはマズイので、ハロウィンにします。以下が報告書の内容です。
ハロウィンパーティー
日にち：10月32日
場所：○×△教室
企画：銀杏の葉っぱを拾ってくる
参加者：12人
予算：食材費3000円
備品1300円
交通費2000円
良かった点：ケーキがおいしかった
過ごしやすい気温だった
企画時の話が盛り上がった
問題点：なし。楽しかった
以上がハロウィンパーティーの報告書。再度言いますが、これはあくまでも今回提出された報告書を若干自分がアレンジしました。これがその通りではないし、あえて企画で行われなかった企画で例を書きました。
ただ、本当にこんな感じの報告書が提出されました。どう思いますかね。俺からすれば紙もインクも、そしてこんな資料を作った時間もムダなどうしようもない文章集だと思います。これを見て、明らかに報告書だとは言えません。その理由を挙げろって言うとたくさん出てくるぞ。
まず根本的に何をやったのかわからない。どんな企画なのか全く想像つきません。報告書は誰が見てもわかるようにしないと意味がないですよね。これ見て何をやったのかわかりますか。これでわかったら天才だわな。
そして反省がないって言うのがおかしい。そんなはずはない。参加者12人って言うのがまず問題。一応メンバーは40人として考えてますので、残りの28人は欠席。半分以上欠席というのは絶対に問題。だって有名人気歌手のコンサートにチケットが取れたら、何か予定があってもキャンセルするでしょう。それはコンサートに行く人が「有名人気歌手に会いたい、曲を聴きたい」って思いを持ったから行くんでしょう。もっと言えば、主催者側が有名人気歌手に会いたいという思いを持たせる仕組みづくりをしたんでしょ。だから行くんです。それと一緒で、企画がめっちゃおもしろそうに感じたら、予定会ってもキャンセルして行くぜ。例えば法事など、どうしても行けないって言うなら話は別だ。その「行かせよう」と思わせれなかったこと自体問題です。それ以前に、企画で「問題なし」って書かれること自体「問題あり」って俺は思います。
さらに良い点が主観的。別に企画者の感想なんぞもんは聞いていない。聞きたいのは客観的事実。会った出来事や改善点、会議の運営状況など聞きたいのに、「おいしい」など、「天気が良い」など、そんな事実は無用。そんなこと載せるならスケジュール載せたほうがマシ。
最後にもう一つ。会計で交通費はありえない。うちのサークルは総会以外交通費は出さないはずなんだけどなぁ。わけわからん勘定ですわ。
もっと書きたいけど、最後にまとめましょう。まずは報告書を書くにあたって気をつけること、心がけて欲しいと思っていることが1つあります。それは
１．誰が読んでもわかるような内容にする（数字を用いるなど）
そりゃそうだ。報告書は後輩たちに伝えていくための道具だ。万が一企画者が亡くなったらどうするんだろう。翌年の企画を作る人は大変だゾウ。
これを基に報告書に書いて欲しいと思うこと。
１．客観的事実（企画者、参加者、活動状況など。極力数字を用いて欲しい）
２．本番までのスケジュールと当日のスケジュール
３．正確な会計
４．改善点と、その改善点を直すためにはどうすれば良いかなどなど。まったく書かれてないですよね。こんなもん提出するなんて、何と低レベルな連中なんだろうと思います。ただ、役職の人間は本当によく頑張っていますね。でもそれ以外の奴らがこんな状態なのは本当にムカつきます。
そもそも、俺が作った報告書のフォームを使ってくれないのかなぁ。あれを使えば、もっと良い報告書になるのに。使わんでも良い報告書は今回の総会で1つあったけどね。それ以外は是非俺が秋に作った報告書のフォームを使って書き直して欲しいです。
そして思う。もう何か報告書のフォームを作りたい。こんな低レベルなら何か統一して提出したほうがレベルは上がるし、統一していて見やすい。誰か提案しないかなぁ。
以上ボヤキでした。よくコメントしてくれる銀河さんはどう思っただろう。彼もよく報告書みたいなものを書いていたからね。銀河さん、是非アドバイスを！
